仕事

仕事ができるようになる簡単な質問の方法を紹介┃メモと5w1hが大切

 

質問って、むずかしいですよね^^;

えっ、わからないことを聞くだけじゃないの?

 

確かに、質問を辞書で調べると【わからないところや疑わしい点について問いただすこと】って書いてます。

ただ子供の頃は、わからない所を聞くだけで良かったんですが、社会人になるとちょっと雰囲気が変わってきます。

 

単純に、「わかりません!」って言うと、「なにが?、どこが?」って質問が返ってきます。

質問の仕方1つで、だいたいその人が仕事のできる人か、そうじゃないか、がわかったりします。

 

じゃあ、どう質問すればいいの?

 

質問のやり方にも、いくつかパターンがあります。

思いついたことを、すぐ口にするだけじゃなくて、少し考えて聞くことが大切

 

この記事では、簡単に仕事ができるように見える質問の方法を紹介していきます。

慣れていけば、【仕事ができるように見える】じゃなくて、【仕事ができる】にかわっていくはずです^^

 

こんな方におすすめ
  • 質問ができない人
  • 質問すると、質問が返ってくる人
  • 仕事の成果をあげたい人

 

簡単な質問の方法

 

質問する上で押さえておきたいポイントは、5つです。

  1. 相手の言うことは、きちんと最後まで聞く
  2. 自分がわからない所を、メモる
  3. 5w1hで質問を作る
  4. 自分の質問に、自分で答える
  5. 自分の答えを、相手に問う

 

最初は質問するまでに時間がかかるかも知れませんが、慣れてくると要領よく質問できるようになります^^

早速、具体的なポイントを説明していきます。

 

相手の言うことは、きちんと最後まで聞く

 

1番よくないのは、相手が話してる途中に、質問するパターンです。

話してる人にかなり嫌がられます^^;

 

「最後まで話をきけよっ!」って思われます

あとで、わからない所の説明があるかも知れません。

簡単なことですが、意外とまわりにいませんか?

最後まで話しを聞かない人^^

 

自分がわからない所を、メモる

 

話を聞いてると、わかならに所がでてきます。

  • この単語って、意味なんだろう?
  • ここ省略したけど、詳しく知りたいな!
  • ちょっと何いってるかわからないや・・・

 

記憶しようとしても、そんなに覚えられるものじゃありません。

そこに脳のエネルギーを使うのは、もったいないので、単語でいいのでメモしましょう!

 

質問できなかったとしても、あとから自分で調べることもできます。単語さえあれば、そのときの記憶は引き出されてきます。

 

【メモの魔力】という書籍が、2019年50万部を超えるベストセラーになりましたが、メモってそれほど大切です。

僕も読みましたが、ここまでメモ魔にならなくても大丈夫だとは思います^^;

 

5w1hで質問を作る

 

メモしたわからない箇所に、5w1hで質問を作ってみます。

5w1h
  1. When(いつ)
  2. Where(どこで)
  3. Who(だれが)
  4. What(なにを)
  5. Why(なぜ)
  6. How(どうやって)

 

質問の基本ですが、基本が1番大切です^^

すべてがあてはまるとは限りませんが、順番に自問自答していきます。

例えば

〇〇が重要なポイントですので、△△をやってください

 

こんな依頼があったとします。そんなとき疑問に思うことは

When(いつ) 納期はいつまでだろう?
Where(どこで) △△を行う場所は、どこでもいいのかな?
Who(だれが) 誰がやるのかな?
What(なにを) これは聞かなくても良いな
Why(なぜ) 〇〇はなぜ重要なんだろう?
How(どうやって) △△の具体的な方法はあるのかな?

自分が疑問に感じることを、5w1hで形にすると、頭を整理することができます

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自分の質問に、自分で答える

 

5w1hで作った質問を、そのまま聞くのはちょっと早いです。

このまま聞いてしまうと、仕事ができるように見えなくなります^^;

 

まずは、自分なりの答えを埋めます。

相手のことは考えずに、自分なりの答えで大丈夫です。

When
(いつ)
納期はいつまでだろう? ○月○日がいいな
Where
(どこで)
△△を行う場所は、どこでもいいのかな? Aエリアがやりやすいかな
Who
(だれが)
誰がやるのかな? Bさんが適任かな
What
(なにを)
これは聞かなくても良いな
Why
(なぜ)
〇〇はなぜ重要なんだろう? 売上を?%上げるためかな?
How
(どうやって)
△△の具体的な方法はあるのかな? ここは自分でもわからないや

 

自分の答えを準備することで、主導権をこちらに持ってくることができます。

答えを準備する前と後を比べてみましょう。

Before After
質問① 納期はいつまでですか? 納期は、○月○日でいいですか?
質問② どこでやればいいですか? Aエリアでいいですか?
質問③ それは誰がするんですか? Bさんが適任だと思いますが、どうでしょうか?
質問④ なんで重要なんですか? 売上を上げるために、重要なんですか?別の目的があるんですか?
質問⑤ 具体的な方法を教えて下さい。

 

ちょっと仕事できる感ありません?^^

あくまで自分の考えなんで、間違ってても問題ありません。

もし違ってれば、修正して終わりです。

 

自分の意見を加えることで、やる気があるようにも見えるし、ちゃんと考えてくれてる印象を与える効果もあります。

 

なにより、自分のペースで仕事ができるようになります。

納期や担当をはっきり言うことで、相手のペースになりにくくなります。

○月○日って言われると、「もっと早く!」って言いづらいですよね^^

質問を自問自答することで、自分に主導権を持ってこれて、優位に仕事ができるようになります

 

自分の答えを、相手に問う

 

自分で作った答えを、相手に確認するように質問します。

最終的な質問は
質問① 納期は、○月○日でどうでしょうか?
質問② △△を行う場所は、Aエリアでいいですか?別の場所がいいですか?
質問③ 担当エリアからみると、Bさんが適任だと思いますが、どうでしょうか?
質問④ ◯◯が重要な理由は、売上を上げるためですか?別の理由があれば教えてください。
質問⑤ △△を行う具体的なプランがあれば教えてください。

 

質問された相手も回答しやすくなります。

質問① Yes、Noで回答できる。Noなら日付を言うだけ。
質問② Yes、Noで回答できる。Noなら場所を言うだけ。
質問③ Yes、Noで回答できる。Noなら名前を言うだけ。
質問④ Yes、Noで回答できる。Noなら理由を言うだけ。
質問⑤ 具体的な方法を説明する

自分も、相手も、時間をとらずに質問のキャッチボールができます

 

まとめ:質問力で仕事の効率が上がる

質問力向上の方法

質問力を向上させる5つのポイント

  1. 相手の言うことは、きちんと最後まで聞く
  2. 自分がわからない所を、メモる
  3. 5w1hで質問を作る
  4. 自分の質問に、自分で答える
  5. 自分の答えを、相手に問う
  • 最初はむずかしく感じるかも知れませんが、やってみると意外と簡単です^^
  • まずはメモするだけでも、だいぶ変わります
  • 質問力をつけて、仕事の効率をあげて、定時に帰りましょう!
  • それでは、今日はこの辺でm(_ _)m