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効率よく仕事をこなす【5W1H】の使い方を紹介!難しいツールは不要です^^

5W1H

 

何が言いたいか分からない人のプレゼンの時間って、かなり苦痛ですよね(^^;

 

色々しゃべってくれてるけど、まったく頭に入ってこない。ムダな言葉多いとか、話の順番や流れがおかしい、とか。

 

他の人のことはよく分かりますが、自分のプレゼンはどうでしょう?

 

もしかすると、相手から見たら、自分のプレゼンも同じように思われてるかも知れません。自分じゃ、自分のことって、なかなか分かりませんよね(^^;

 

プレゼン以外でも、仕事をしていて、よく上司からダメ出しされる。やり直しが多い人は、基本的な考え方、方法が少しズレてるかも知れません。

 

本屋さんに行くと、色んなプレゼン術、仕事術の本がありますが、基本だけマスターすれば、そんな難しい本は必要ありません。

 

その基本が【5W1H】です。

いまさら感はありますが、5W1Hが使えれば、無敵です。

 

そんなの知ってるけど。。
  1. When(いつ)
  2. Where(どこで)
  3. Who(だれが)
  4. What(なにを)
  5. Why(なぜ)
  6. How(どうやって)

だよね。

 

確かに・・。でも、実際の仕事で使おうとすると意外と難しいものです。難しいというより、忘れてるって表現の方が合ってるかも知れません。

 

当たり前すぎて、抜けてしまう。その部分が、分かりにくさに繋がっています。この記事では、仕事で5W1Hを使う具体的な方法を解説していきたいと思います。

 

こんな方におすすめ
  • 仕事のやり直しが多い人
  • 「何が言いたいか分からない」とよく言われる人
  • プレゼンで上手く説明できないと感じてる人

 

5W1Hの使い方【仕事編】

 

5W1Hには6つの問いがありますが、全てを使う必要はありません。必要な場面で、必要なものだけ使っていく感じで大丈夫です。

 

よくあるシーンとして、上司から仕事を頼まれたとします。

この仕事やっといて!

 

まず、このとき使うツールは3つです。

Why 仕事の目的は? なぜ、この仕事をするのか?
What 上司は、何が知りたいのか?
When その仕事は、いつまでに完了させるのか?

 

この3つを理解しないで、仕事に着手してしまうと、結果が上司の期待値と違ってしまいます。結局、やり直し・・。

 

もちろん、上司にも責任があります。仕事の依頼、指示が雑すぎです。でも、こんなことって、よくありませんか?

 

無能な上司に労力を使うのもムダなので、自己防衛しましょう!が僕の考えです。指示が不足してれば、こちらから聞いた方が早いです。Why、What、Whenの3つでOK。

 

そのあとで、

Who 誰が(誰と)仕事をするのか?(役割分担)
Where 対象の範囲は何か?(エリア、市場の明確化)
How どうやって実現するのか?(具体的な方法)
How much いくらかかるのか?(費用 vs 効果)

の4つを考えていきます。

 

ここで「How much(いくら)」を追加してます。

今の会社は、売上(利益)に敏感なので、費用をはっきりさせることがよく求められます。お金のことも少し意識しとくと、さらに仕事の質が向上します。

5W1H+1H=【5W2H】の考え方が今の会社にはあってると思います。

 

5W2Hの使い方【プレゼン編】

meeting

 

5W2Hに決まった順番はありません。それぞれの場面に応じて、臨機応変に順番を変えること。それが使いこなしです。

 

プレゼン資料を作る場合だと、下のような順番がスムーズな流れを生むと思います。

What プレゼンで何が言いたいのか(タイトル)
Why その目的は何か。なぜ、それがしたいのか
How どうやって、実現するのか(具体的な方法)
How much 実行した場合、費用はどの程度かかるのか、効果はどの程度見込めるのか
When スケジュール案の提示

 

そして、そのプレゼンを聞いた人は、内容について幾つか疑問してきます。その質問を想定して、あらかじめ答えを準備しておきます。

Who ターゲットは誰なのか? このプランを実行するのは誰(どこ)か?
Where どの範囲が対象なのか? 市場のニーズはあるのか?

 

5W2Hは、どんな形にも変化していきます。ここが強みでもあり、難しいところでもあります。最初は、スムーズな問いがでてこないかも知れません。

 

それでも、5W2Hを意識するだけで、あなたのプレゼン資料は劇的に改善します。

 

5W2Hの具体的な問い

5W2Hで使える考え方、問いの例を一覧にしてみました。何かの参考になればと思います

5W2H-2

 

あとは実践あるのみです^^

最後まで読んで頂き、ありがとうございました。