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【プレゼン資料の作り方】時間をかけずに分かりやすい資料を作るコツを紹介

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パソコンが普及してきて、何をするにも資料を作らないといけなくなってきましたよね^^;

 

仕事をする中で、会議と同じくらい、資料を作ってる時間は多いと思います。分かりやすい資料を作るだけで、仕事ができる人って感じがします^^

 

資料作りのセンスがいま1つだったり、説明が上手くいかないだけで、評価が下がるのはもったいない。

 

でも、資料作りのためだけに、何時間もかけたくない。効率よく資料を作って、ソコソコの評価をもらいた。そんなことをずっと考えてました^^;

 

この記事では、同じようなことを思ってる方に、資料作りのコツを紹介したいと思います。

 

こんな方におすすめ
  • プレゼンが上手くいかない人
  • 資料作りの時間を短くしたい人
  • 資料作りにセンスがないって言われる人

 

分かりやすいプレゼンって、なに?

 

分かりやすい資料のポイントは、大きく2つです。

  1. 読みやすい
  2. 話の流れがスムーズ

まずは、この2つをイメージして資料を作っていくと、だいぶ変わってきます。

それぞれ具体的な方法を紹介します。

 

「読みやすさ」を追求

 

「読みやすさ」は、「見やすさ」と置き換えることもできます。

見る人の目に優しく映る資料にします。

具体的な方法は、5つです。

  1. 文字の書体(フォント)
  2. 文字の大きさ
  3. 表にする
  4. グラフと図は多めに使う
  5. 余白を作る

 

文字の書体

会社によっては、統一された文字の書式があるかも知れませんが、もし書式の指定がないなら、次の3つの書式がおすすめです。

  • Meiyo UI
  • メイリオ
  • MS Pゴシック

 

「明朝体」より「ゴシック体」の方が、角がないので、見やすくなります。奇抜なフォントは目をひきますが、ずっと見てると疲れてきます。

 

優しめのフォントを使うだけで、がらっと印象が変わります^^

 

文字の大きさ

文字の大きさは、自分が思っている大きさの2つ上で丁度良いと思います。

資料を作っていると、色んな情報を入れたくなります。

 

プレゼンなので、資料を見ながら説明することをイメージしますが、しゃべろうとすることを全て文字にしたくなる。

 

でも、見ている(聞いている)人からすると、目で文字を追わないといけないので、疲れがちになります。

 

Sample1(14ポイント)
プレゼンの作り方_図1

 

Sample2(18ポイントと20ポイント)
プレゼンの作り方_図2

 

当然、文字が大きい方が見やすい。そして、1つのスライドで、文字の大きさを使い分けると、更に見やすくなります^^

 

見出しや、言いたい箇所は、1つ大きいサイズにします。それだけで、何が言いたいのか伝わります。

 

箇条書きの部分は、ソフトの箇条書き機能を使うと便利です。

 

僕は、いつも「PowerPoint」を使ってますが、箇条書きの先頭文字の色が変わって、段落も揃えてくれます。ぐっと、見やすくなりますよね^^

 

僕のソフトだと、こんなアイコンがあります。

プレゼンの作り方_図3

 

表にする

文字を列挙するような場合は、表にした方が見やすいこともあります。

項目に点数付けや、優先度があるような場合は、表にしてみます。

プレゼンの作り方_図4

 

ちょっと見やすくなった気がしませんか?^^

真ん中に表があると、自然と、目が表に行きます。適度に表を使うと、メリハリもついて分かりやすい資料になります。

 

グラフと図は多めに使う

「百聞は一見にしかず」って、ことわざ通り、グラフや図は多くの情報を見てる人にあたえてくれます。

数字を使った表のようなものは、グラフに変換してみます。

プレゼンの作り方_図5

 

グラフに変換
プレゼンの作り方_図6

 

グラフには大きく4種類ありますので、内容によって使い分けます。

縦棒グラフ 連続した量(大きさ)を見せる
折れ線グラフ 変化の傾向を見せる
横棒グラフ 順位付けや比較するときに使う
円グラフ 内訳を見せる

だいたいのものは、縦棒グラフと折れ線グラフの組み合わせで、表現できると思います。

 

余白を作る

スクリーンいっぱいに文字や図があると、威圧感がでます。

大きく見せたいために、余白を削ってしまうと逆効果になってしまいます。

資料を作る際は、余白を作ることも意識します。

 

これまで例で使ってきたスライドは、四隅に「◯」があります。最低でも、このラインは超えないように毎回資料を作ってます。

プレゼンの作り方_図7

 

余白って、意外と作るのが難しいです(^^;

 

話の流れをスムーズにする

 

話の流れをスムーズにするコツは、3つです。

  1. 目次を作る
  2. A4の紙にイメージを下書きする
  3. 5W1Hを意識する

それぞれ具体的な方法を説明します。

 

目次を作る

意外かも知れませんが、資料の最初に目次がない人は結構います。

僕も最初の頃は、目次がなかったです。今でもたまに忘れます(^^;

 

目次を作ろうとすると、自然と資料の構成を考えてることになります。「どの順番で、何を説明していこうか」です。

 

そして、目次があると、説明を受けている人も安心できます。今、資料のどのあたりで、これから何の説明があるかをイメージできます。

 

資料の冒頭、そして区切りに目次を入れると、流れがスムーズになります。

 

A4の紙にイメージを下書きする

いきなりパソコンで資料を作ろうとしても、なかなか進みません。

 

慣れてくると、「PowerPoint」上でラフ画をかけるようになりますが、最初は手書きの方が良いです。

 

A4_1枚が、PowerPointの1スライドです。

細かな文章はいらないので、大きな枠組みを作りイメージで書きます。

プレゼンの作り方_図8

 

自分しかみないので、汚い字でも良いですよね^^;

 

5W1Hを意識する

資料に何を書いていくのか、は5W1Hを意識します。

  1. When(いつ)
  2. Where(どこで)
  3. Who(だれが)
  4. What(なにを)
  5. Why(なぜ)
  6. How(どうやって)

 

自分の使った資料を、6つの質問で、自問自答すると、資料に足りないものが見えてきます。

 

この自問自答は、見ている人との質疑応答に繋がります。説明が終わった後に、質問されても、答えを準備しておくことができます。

 

資料は、最後に5W1Hで見直すと、質がグッとあがります。

 

5W1Hの具体的な内容は、別の記事で紹介してますので、興味のある方は読んで頂けると嬉しいです。

5W1H
効率よく仕事をこなす【5W1H】の使い方を紹介!難しいツールは不要です^^ 何が言いたいか分からない人のプレゼンの時間って、かなり苦痛ですよね(^^; 色々しゃべってくれてるけど、まったく頭...

 

まとめ

良いプレゼン資料の作り方

読みやすさを追求します

  1. 読みやすいフォントを使って
  2. 大きな文字サイズにして
  3. 表を活用します
  4. グラフ・図に変換して
  5. 余白を作りましょう

スムーズな構成にする

  1. 目次を入れて
  2. 手書きで、下書きをつくります
  3. 5W1Hで自問自答しましょう

明日からの仕事の参考になれば、嬉しいです^^

読んで頂き、ありがとうございましたm(_ _)m