仕事

【定時退社の方法】30分のグループミーティングで仕事効率アップ^^

 

”働き方改革”って言われるようになって、だいぶ経ちますが、まだまだ定時で帰れない人っていると思います。

会社から定時で帰れ!ってお達しが出てたとしても、仕事が終わってないと、仕事が溜まるいっぽうですよね。

仕事の効率を上げて、残業時間を減らす方法ないかなぁ?

 

そんな疑問に答える1つの方法が、【グループミーティング】です。会議じゃなくて、ミーティング^^

 

僕は、会社の会議は9割ムダだと思ってます。その理由は、

  1. 進行役にスキルがなくて、時間ばかりが過ぎていく
  2. 出席者が多い割に発言する人は決まってる
  3. 本音で話すことができない
  4. ディスカッションする場にならない
  5. 結局、何も決まらない

他にも色々あるかも知れません。

会議
会議の9割はムダです!ムダな会議を改善して定時に帰りましょう^^ こんにちは、さくみずパパです^^ 会社の会議って9割はムダだと思うんですよね。特に役職が付くと、会議にばかり呼ばれます。...

 

それを解消して、実際の仕事に役立つ空間が【グループミーティングの場】です。短い時間のグループミーティングをすることで、仕事が効率よく進んで、結果的に定時退社できるようになります^^

 

この記事では、僕がこれまでやってきたグループミーティングの方法を紹介したいと思います。

 

こんな方におすすめ
  • グループリーダーの人
  • 仕事が溜まっていく人
  • 仕事の効率を上げたい人

 

グループミーティングとは?

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グループミーティングは、普段自分と同じ仕事をしているメンバーと会話する時間を持つ空間です。形式ばった会議ではなく、雑談の延長線上で仕事の話をするイメージです。

グループミーティングのイメージ
  1. 少ない人数で(3~8名)
  2. 小さなグループ単位で
  3. ミーティング時間はMax30分(早ければ5分)
  4. 毎日する
  5. 目的は、意思の疎通(そつう)
  6. 雑談OK

 

少ない人数で

ミーティングの強みは、親近感です。普段一緒の職場にいても、一言も会話しなかったってことはよくあります。メールやLINEが普及してるので、人と人が会話することは極端に少なくなりました。

 

でも、メールでのやりとりって、結構時間かかりますよね?

 

文書として残るので、それなりの言葉を選んで、ちょっと丁寧に返信しないといけない。「質問 → 回答 → 質問 → ・・」のループが始めると、会話した方が早いってことはよくあります。

 

同じグループの人だったら、フェイスtoフェイスで会話した方が時間が短縮できます。不思議と、ミーティングに慣れると、普通に仕事してても会話(コミュニケーション)が増えます。

 

やはり人間なんで、顔と顔を合わせて会話することで、気持ちの伝わり方も違ってきます。人数が多いと、この効果が薄れますので、みんなが会話できる位が良いです。

 

経験上、10人が限界だと思います。合コンをイメージすると、5対5くらいが限界じゃないですかね。3対3(合計6人)位が、みんなのことがよく分かって、ちょうど良くないです?^^

 

小さなグループ単位で

同じ種類の仕事をしている1つのグループです。会社の規模によるかも知れませんが、係長クラスが担当しているメンバーが集まるイメージ。

 

なので、ミーティングの進行役は、係長クラスの人が行います。違う仕事をしてる人が加わると、情報が発散します。

 

グループミーティングで、話す仕事の内容は、”広く”より、”深く”です。そのために、グループの単位は小さい方が効果的です。

 

ミーティング時間はMax30分(早ければ5分)

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どんなに長くても30分と終わりの時間を決めます。サッカーの練習も同じですが、終わりの時間が決まってないと、ダラダラしてしまうのが人間です。

 

時間が短いと、参加した人は「どうやって分かりやすく言おうか?」という意識が働くようになります。開始時間と終わりの時間は決めて、ミーティングは行います。

9:00スタート ~ 9:30まで!

 

でも、9:30まで無理に引っ張る必要もありません。特に会話することがない日もあります。そんな日は、ちょっと雑談して終了でOKです。5分で終わることも、よくあります。

 

少し話がそれますが、ミーティングの開始時間にも触れときます。

大きく分けると
  • 朝(例え:9:00~)  → オススメ
  • 昼(例え:13:00~) → いまいち
  • 夕(例え:16:00~) → ダメ・・

 

僕のオススメは、朝メールチェックして、今日1日の仕事のイメージをした後です。出社時間の1時間後くらい。

 

過去、昼休み明けにしてたこともありましたが、別の予定や会議があったりと参加率が悪くなりました。

 

夕方にすると、結果報告になってしまうので、仕事の効率が上がりにくいです。過去を反省するのも大事ですが、グチ大会になってしまいます^^;

 

毎日する

短い時間を毎日することに意味があります。(特別な日は休みでもOK)毎日すると、ちょっとした仕事の修正を頻繁にできます。

 

参加者も、明日のミーティングには、この悩みを相談しようと思い始めます。普段の仕事中だと、お互い時間が作れなくても、決まった時間があれば、解決です。

 

行き違いによる時間のロスもなくなります。

 

ちょっと余談ですが、仕事以外でも、体調の良し悪し、悩みの有り無しも何となく分かるようになります^^

 

目的は、意思の疎通(そつう)

ミーティングの目的は、コミュニケーションを通して、みんなの考えや悩みを知ることです。グループで、その解決に立ち向かうことで、会社での仲間意識も芽生えてきます。

 

1人じゃできないことも、2,3人でやれば、できることもあります。いいアイディアがでることもあります。

 

すぐ解決できなくても、みんなに知ってもらうことだけでも、少し気持ちが楽になったりします。最初は、積極的じゃないかも知れませんが、自分のタメになると分かると、どんどん発言が増えてきます。

 

今だと、グループミーティングがないと1日が始まらない気がしてます^^

 

雑談OK

仕事以外でも、ちょっとした連絡事項や、飲み会の相談なんてこともミーティングならOK。形式ばった会議では、なかなか本音で話すことってできませんよね。

 

昔は、「飲みニケーション」(飲み会でのコミュニケーション)って言葉がありましたが、僕はあまり好きじゃありません。

 

飲み会は、気が合う仲間と行くのが楽しいもの。上司がいる飲み会って、結構拷問じゃないです?悪口言えないし^^

 

仕事で悩みがあるなら、会社の中で言える場を作ってあげたいですよね。グループミーティングは、そんな場所です。

 

ミーティングでのマナー

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ミーティングに限りませんが、会議や、人が話をしてる時のマナーを2つ紹介します。

 

人の話を遮(さえぎ)らない

人が話をしてる最中に、質問したり、意見を言うことはNGです。話してる人の気分も悪くなるし、だいたい話が脱線していきます。

 

そういう人は、直感的に思ったことを口に出してるだけで、思慮が足りてません。独り言に近い。話を聞いて、理解して、少し考えてから発言しましょう!^^

 

発言の内容を否定しない

勇気を持って悩みを相談したのに、ダメ出しされると、次から発言する気になりませんよね。

 

「それはやり方が悪い」とか、「努力が足りてない」みたいなアドバイスはいりません。具体的な解決の方法を考えないと意味がないです。

  • やり方が悪いなら、正しい方法を教える。
  • 努力が足りてないと思ったら、最初はサポートしてみる

グループで解決に結びつくことを考えることが大切です。

 

まとめ

グループミーティングで定時退社しましょう^^

グループミーティングの方法

  • 人数:3~8人
  • 時間:5~30分
  • 頻度:毎日
  • 目的:意思疎通(コミュニケーション)
  • 効果:仕事の効率アップ^^
  • 結果:定時に帰れる

ミーティングのマナー

  • 人の話は最後まで聞きましょう
  • 発言は否定せずに、解決策を考えましょう!

 

最後まで読んで頂き、ありがとうございました^^