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会議の9割はムダです!ムダな会議を改善して定時に帰りましょう^^

会議

 

こんにちは、さくみずパパです^^

会社の会議って9割はムダだと思うんですよね。特に役職が付くと、会議にばかり呼ばれます。

今日1日、会議で終わった・・・。

ムダな会議が多すぎる・・・。

 

よく聞きますよね。製造の現場で働いていると、会議を開く側より、呼ばれる方が圧倒的に多くなります。

 

ムダだと分かっていても、しょうがなく会議に出席してしまう。そんな方にムダな会議の改善方法を解説していこうと思います。

 

こんな方におすすめ
  • 会議で1日終わってしまう人
  • 会議に出席しても意味がないと感じてる人

 

会議の9割はムダです!

現場の業務を25年ほどやって、会議には嫌っていうほど出てきました。その中で、有益な会議って10回に1回あれば良い方でした。だいたいの会議は、出なければ良かったと思えるものばかり・・・(^^;;

 

でも、「有意義な会議」と「ムダな会議」の違いって何でしょうか?

 

僕は会議が終わったときの満足感だと思っています。

満足感が高い会議
  • 毎朝の30分ミーティング
  • 色んな人とディスカッションできた場

この2つしかありません。会議の内容は関係ないですね。

 

コミュニケーションをとったり、ディスカッションで意見をかわす、時には戦う!そんな場は満足感が高いです。

ムダと感じる会議
  • 発言することがない
  • 進行役にスキルがない
  • 聞くだけの説明会
  • 意見を言うと、自分の仕事になる
  • 結局、鶴(上役)の一声で決まる
  • 結局、何も決まらなかった

 

まだまだあるかも知れませんが、キリがないので、この辺にしときます。

ムダな会議の考察
  • 発言することがなければ、会議にでる必要がない
  • 進行役にスキルがなければ、進まないし、違う方向に行く
  • 聞くだけなら、資料を見るのと一緒
  • 言ったもの負けなら、発言するはずがない
  • 一声で決まるなら、最初から決めれば良い
  • 何も決まらないのは、最初から目的がないから

 

こんな会議に付き合っていると、消耗するだけで自分のタメになりません。

 

じゃあ、どうすれば良いの?

 

ムダな会議には出席しない

 

そんなこと分かっている!と怒られそうですが、1番大切です。

 

会議案内がきて、何も反応せずに出席しないのは波風が立ちますので、会議を理論的な根拠に基づいて断ります

 

出席しない会議の見極め方

 

①会議案内者(進行役)で判断

会議成功の鍵は、ほぼ進行役できまります。進行が下手だと、時間だけロスします。体感的に分かると思います^^

 

あの人の会議は出ても意味がない。と思ったものは積極的に断ります。そう思える会議は、あとから結果を聞くだけで十分です。

 

②会議の目的で判断

会議案内のメールを見るだけで、ムダな会議かどうかは分かります。

 

案内メールに、何を協議するのか、何を決めたいのか、など会議の目的がないものはほぼ時間だけが過ぎていきます。

 

会議の目的・時間割・資料が添付されていれば、出席する価値があります。逆に目的が明確になっていなければ出席しない選択もありです。

 

会議の断り方

 

①案内メールをもらったら、目的があるかを確認

 

抽象的な目的ではなく、具体的な目的になっているかを確認します。

 

抽象的な目的

商品のクレームがあったので、対応策を協議したい

 

具体的な目的

商品のクレームがありました。以下の内容を協議したいです。

  • 不具合発生工程の特定までのステップ
  • 在庫に不具合がないかの調査の計画作成
  • 不具合品の解析結果レビュー(添付している観察結果を確認して下さい)

 

具体的な目的があれば、その内容に自分の出席が必要か判断ができます。出席不要であれば、理由をそえてメール返信で終了です。

 

②具体的な目的を聞く

案内メールに具体的な目的が書かれなければ、具体的な目的を教えて欲しい旨のメールを返信します。

 

メールが帰ってこなければ、出席しない!

 

具体的な目的が書かれていれば、ステップ①と同じ。再び、抽象的な目的メールがくることがありますが、その場合は再返信です^^

 

ムダな会議に出席した場合の対処法

ムダと分かっていても、断れない場合もあります。(むしろ多いかも知れません)

 

その場合、会議が停滞気味になったら、次の言葉を投げかけます。

 

あの~、これをする目的って何でしたっけ?

 

だいたい会話の目的を見失って、発散しているために物事が決まらないケースがほとんどです。

 

都度、具体的な目的を確認して軌道修正しましょう。少しは、会議が進んでいくと思います。

 

まとめ

ポイントは、2つだけです。

  1. ムダな会議には出席しない
  2. ムダな会議に出席したら、常に「目的」を問いかける

 

ムダな会議で消耗することをやめて、自分の時間を作り、定時に返りましょう^^