こんにちは、ぱぱくまです^^
会社の会議って９割はムダだと思うんですよね。特に役職が付くと、会議にばかり呼ばれます。
今日1日、会議で終わった・・・。
ムダな会議が多すぎる・・・。
よく聞きますよね。製造の現場で働いていると、会議を開く側より、呼ばれる方が圧倒的に多くなります。
ムダだと分かっていても、しょうがなく会議に出席してしまう。そんな方にムダな会議の改善方法を解説していこうと思います。
- 会議で1日終わってしまう人
- 会議に出席しても意味がないと感じてる人
会議の9割はムダです！
現場の業務を25年ほどやって、会議には嫌っていうほど出てきました。その中で、有益な会議って10回に1回あれば良い方でした。だいたいの会議は、出なければ良かったと思えるものばかり・・・(^^;;
でも、「有意義な会議」と「ムダな会議」の違いって何でしょうか？
僕は会議が終わったときの満足感だと思っています。
- 毎朝の30分ミーティング
- 色んな人とディスカッションできた場
この２つしかありません。会議の内容は関係ないですね。
コミュニケーションをとったり、ディスカッションで意見をかわす、時には戦う！そんな場は満足感が高いです。
- 発言することがない
- 進行役にスキルがない
- 聞くだけの説明会
- 意見を言うと、自分の仕事になる
- 結局、鶴（上役）の一声で決まる
- 結局、何も決まらなかった
まだまだあるかも知れませんが、キリがないので、この辺にしときます。
- 発言することがなければ、会議にでる必要がない
- 進行役にスキルがなければ、進まないし、違う方向に行く
- 聞くだけなら、資料を見るのと一緒
- 言ったもの負けなら、発言するはずがない
- 一声で決まるなら、最初から決めれば良い
- 何も決まらないのは、最初から目的がないから
こんな会議に付き合っていると、消耗するだけで自分のタメになりません。
ムダな会議には出席しない
そんなこと分かっている！と怒られそうですが、1番大切です。
会議案内がきて、何も反応せずに出席しないのは波風が立ちますので、会議を理論的な根拠に基づいて断ります。
出席しない会議の見極め方
①会議案内者（進行役）で判断
会議成功の鍵は、ほぼ進行役できまります。進行が下手だと、時間だけロスします。体感的に分かると思います^^
あの人の会議は出ても意味がない。と思ったものは積極的に断ります。そう思える会議は、あとから結果を聞くだけで十分です。
②会議の目的で判断
会議案内のメールを見るだけで、ムダな会議かどうかは分かります。
案内メールに、何を協議するのか、何を決めたいのか、など会議の目的がないものはほぼ時間だけが過ぎていきます。
会議の目的・時間割・資料が添付されていれば、出席する価値があります。逆に目的が明確になっていなければ出席しない選択もありです。
会議の断り方
①案内メールをもらったら、目的があるかを確認
抽象的な目的ではなく、具体的な目的になっているかを確認します。
商品のクレームがあったので、対応策を協議したい
商品のクレームがありました。以下の内容を協議したいです。
- 不具合発生工程の特定までのステップ
- 在庫に不具合がないかの調査の計画作成
- 不具合品の解析結果レビュー（添付している観察結果を確認して下さい）
具体的な目的があれば、その内容に自分の出席が必要か判断ができます。出席不要であれば、理由をそえてメール返信で終了です。
②具体的な目的を聞く
案内メールに具体的な目的が書かれなければ、具体的な目的を教えて欲しい旨のメールを返信します。
メールが帰ってこなければ、出席しない！
具体的な目的が書かれていれば、ステップ①と同じ。再び、抽象的な目的メールがくることがありますが、その場合は再返信です^^
ムダな会議に出席した場合の対処法
ムダと分かっていても、断れない場合もあります。（むしろ多いかも知れません）
その場合、会議が停滞気味になったら、次の言葉を投げかけます。
だいたい会話の目的を見失って、発散しているために物事が決まらないケースがほとんどです。
都度、具体的な目的を確認して軌道修正しましょう。少しは、会議が進んでいくと思います。
まとめ
ポイントは、２つだけです。
- ムダな会議には出席しない
- ムダな会議に出席したら、常に「目的」を問いかける
ムダな会議で消耗することをやめて、自分の時間を作り、定時に返りましょう^^
