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会議の品質改善で業績アップ!会議の時間を有意義に過ごす方法を紹介

ミーティング

 

会社で仕事をしていると、

会議が多いなぁ、もっと減らせないかな・・」

という言葉をよく聞きます。会社も「会議は1時間まで!」と決めていても実際は2時間、3時間と長引くことがあります。

 

日本経済団体連合会の調査データだと、長時間労働につながる原因に会議の多さ・長さが9.2%あります。また、間接的に関係ありそうなものを見ると全体の60%になります。

 

長時間労働要素の図

 

  • 会議は、なぜ無くならないのでしょうか?
  • 会議時間は、なぜ短くできないのでしょうか?

 

僕も苦しんできましたが、僕の経験を踏まえて、会議の品質改善方法を紹介します。モノ作りの現場で25年ほど働いてきましたので、現場目線で解説します。

 

こんな方におすすめ
  • 会議の多さに悩んでいる人
  • 会議を開こうとしている人
  • 会議に出席する人

 

会議は必要?不要?

 

会議を無くそう!」と言っている人もよく見ます。僕は、ムダな会議は論外ですが、会議自体は必要だと考えています。

 

会議には幾つかの種類と目的があります。5つの事例を紹介します。

朝礼
  • 目的:連絡事項や意志の統一
  • 効果:モチベーションup・維持
グループミーティング
  • 目的:仕事の進捗確認・指示・問題の共有
  • 効果:仕事の効率up
説明会
  • 目的:仕事の説明・依頼
  • 効果:仕事の精度up
トラブルの問題解決
  • 目的:トラブルの原因究明・対策
  • 効果:広い視野で考察できる
情報の共有
  • 目的:他部署へ情報を知ってもらう
  • 効果:方向性の統一

 

【朝礼】と【グループミーティング】は、頻繁に行って組織の活性化を図るべきです。

問題は、残りの3つです。朝礼、グループミーティングとの違いは小さな会議ではない点です。違うグループや違う課の人々が集まる会議の場です。何も考えずに会議を開くと、何も決まらない、時間だけがムダに過ぎていきます

 

会議の進め方と改善方法

では、どうすれば良いのか?

それぞれの会議について具体的な改善方法を解説していきます。

朝礼

朝礼は、毎日の仕事開始する前に全員が集まって行うミーティングです。ポイントは3つあります。

  1. リーダーを決める
  2. 集まる人数は少なくして、グループを複数作る
  3. 決まった型を作る(ルーティーン):5~10分になるはずです

 

現場の朝礼スタイル

 

現場では、20~30人の作業者がいると思います。全員を1箇所に集めて朝礼をしても、聞かない人が出てきます。1つのグループの適正な人数は、5~6人だと思います。相手の顔を見つつ、伝えたいことを伝達していきましょう。

 

現場朝礼で行うと有効な内容
  • 重要な連絡事項・今日の予定
  • 安全唱和・5S唱和・交通安全唱和

 

グループミーティング

ポイントは、大きく4つあります。

  1. 部下に業務の指示を出す
  2. 部下から業務の報告を受ける
  3. 報告内容に対して、アドバイス(調整)をする
  4. 分からないことを聞き、解決策を提示する

 

グループは5~10人で、時間は30分がベストです。一般的な役職をイメージすると、係長と担当とのコミュニケーションの場になります。

 

説明会

説明会とは、自分のグループ以外から仕事を受ける場合、その内容を依頼元が説明する場です。ポイントは、説明する場ではなく、質問に答える場にすることです。

 

仕事の依頼自体はメールで十分です。その依頼に対して、受ける側が分からないこと、知りたいことを聞くことが重要です。

 

「メールでやり取りしても良いのでは?」と思うかも知れませんが、メールだけだとうまく伝わらず、文書を書く時間もバカになりません。直接話したら3分で終わるなんてことはよくある話しです。

 

また、仕事自体を受けない選択肢もあります。その場合は、直接理由を言う場でもあります。最近は、メールを出せば仕事依頼済みと勘違いしている人が多いです。直接の部下でなければ、仕事の拒否は可能です。

 

説明会を対話する場にすることで、仕事の精度を上げて行きましょう。

 

トラブルの問題解決

顧客からの不具合や現場で起こったトラブルの解決を考える会議です。1番時間を取られる会議だと思います。ポイントと内容を説明します。

 

進行役を決める

トラブル解決には、チームを作り、リーダーを決める必要があります。他の会議でも同じですが、進行役でスキルで会議の良し悪しは決まります。

よく課長や部長が傍観者で、進行役を担当に任せている会議を目にしますが、意味がありません。知識も経験もある役職者こそ進行役に適任です。

 

目的をしっかりと決める

この会議は何を目的に開催するのか?をはっきりさせます。トラブルの解決は、1回の会議で終わるものではありません。

目的がないと、どこで終わって良いか分からなくなります。ここまで決めたら、あとは次回の宿題にすることが重要です。

 

必要な人だけを呼ぶ

目的が明確になれば、目的を達成することに必要な人だけを呼ぶことができます。いつも解決チーム全員を招集する必要はありません。

知っておいて欲しいことはメール連絡で済ませて、その人の時間を奪うことは止めましょう。

 

事前に最低限必要なことを依頼しておく

会議の場で必要な情報がある場合は、会議招集する際にあらかじめ依頼します。依頼が達成できないかも知れませんが、時間短縮に大きな意味を持ちます。

会議の場で調べるような時間は、まわりの人の時間を浪費してしまいます。

 

会議資料を準備する

よく会議招集されて出席したけど、何の資料もないことがあります。これでは考えることもレビューすることで出来ません。

目的を達成するための資料は最低限の準備が必要です。もし、事前に依頼している内容がある場合は、事前に資料をもらっておくとスムーズに進めることができます。

 

次にすることを決める

レビューの後、これから行うべき内容に対して、誰が・何を・いつまでにするか決めます。その場で決めることが難しいのであれば、翌日までとしても良いと思います。

 

問題解決のような会議は、短い時間で複数回行うことが有効です。

 

情報の共有

会議の招集は不要です。

情報共有は、情報を発信する側、もしくは、それを統括する部署の自己満足であることが多いです。人を集める必要はなく、共有するための書類のフォーマットを決めて、メール配信するだけで十分です。

情報の共有という言葉は、響きは良いですが、結局誰が何をするか決めていません。前に書いた「説明会」の考え方にする方が有意義です。

 

会議への準備

会議に呼ばれた側の準備についても触れておきます。

会議には、必ず武器と防具を持って参加して下さい。武器と防具が無いと、余計な仕事を持って帰ることになります。

武器とは?

武器は、会議の場で発言するときに使用するものです。会議に呼ばれた理由があるはずですから、それが何かを自分で考える必要があります。

 

例えば、トラブル解決の会議に呼ばれたとします。何のトラブルかは分かっているはずなので、現場から準備するべきものは、

  1. トラブル品の作業履歴(日付・時間・装置・材料・作業者・数量)
  2. トラブル品を作っていた時に問題があったのか?なかったのか?
  3. トラブル品の作業工程フロー・条件
  4. トラブル品の工程作業で不良品が発生していたのか?
  5. トラブル品を作業したある期間の工程歩留り

 

といったものが考えられます。基本となる情報がなければ会議は進んでいきませんので、自分に与えられた役割だけは準備して望むことが大切です。

 

防具とは?

防具とは、会議の場で決まる宿題事項(仕事)が自分に降りかかることを防ぐものです。これは自分の部署が与えられた仕事を正しく理解して、発言することにあります。

 

一般的な例
部・課 主な役割
品質 トラブル解決のリーダー、製品の信頼性確認
技術 トラブルの原因究明、対策の立案
製造 製造履歴の調査、製品の検査、不具合品の回収
装置 装置履歴の調査、装置の修理

 

自分の役割以外は、正しい所に依頼しましょう。これを知らないと余計な仕事を持って帰ります。

 

まとめ

朝礼

  • ルーティーンを決めて、少人数でさっと集まり、さっと解散しましょう。

グループミーティング

  • 30分で部下とコミュニケーションしましょう。

説明会

  • 質疑応答の場にしましょう。

トラブル解決

  • しっかりとしたリーダーが取りまとめましょう。

情報共有

  • 必要ありません。やめましょう。

 

本記事は以上となります。最後まで読んで頂き、ありがとうございました。^^