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【初心者向け】PDCAって具体的に何をすれば良いの?を分かりやすく解説!

PDCAサイクル

 

こんにちは、さくみずパパです^^

 

ブログをご覧頂き、ありがとうごいます。この記事では、今では一般的に広く浸透している【PDCA】について、具体的な使い方を解説して行きます。

 

今は、本屋さんに行っても【PDCA】関係の本は沢山あります。会社でも【PDCA】をまわせってよく耳にすると思います。

 

PDCAって何?って聞くと
  • P(計画)があって
  • D(行動)して
  • C(チェック)して
  • A(アクション)する

 

下みたいな絵や図をよく見かけます。

PDCA

 

みんな知ってる【PDCA】ですが、現場で実践しようとすると結構難しいです。何となくの雰囲気は分かっていても、本来の意味をしっかり理解している人は少ないかも知れません。

 

ここでは、実際に【PDCA】を実践すると、どうなるか?を具体的に紹介します。

 

こんな方におすすめ
  • PDCAをやって、少し違和感を感じてる人
  • 具体的に何をすれば良いか分からない人
  • PDCAに少し興味がある人

 

 

PDCAって具体的に何のこと?

 

PDCAサイクルは、まず計画を立てるところからスタートします。でも、そもそもなぜ計画を立てるのか?をはっきりさせる必要があります。

 

計画は、何か目的があって、目的を達成するために作ります。例えば、「ラスベガスに旅行に行く!」という目的ができて、スケジュール(計画)を立て始めます。

 

ラスベガスに行くためには
  1. 出発日を決める
  2. 旅行会社に行ってプランを見る
  3. 自分にあった旅行プランを申し込む
  4. 旅行の準備をする(お金、パスポート、旅行ケース、服、…)
  5. まだまだ準備はいっぱいあります

 

会社の仕事も一緒で、まずは目的をはっきりさせないと【PDCA】は始まりません。目的がはっきりしない状態で、今やってる仕事を【PDCA】でやろうとすると、行き詰まってしまいます。

 

目的って何?

目的は、目標と言い換えることもできます。個人の場合だと、目標や、やりたいこと、の方が分かりやすいと思います。会社の場合だと、会社の方向性や業務目標にあたります。

 

この部分は、経営陣が決めて、上から降りてくるものです。

  • 今年は、売上げ ◯◯円を達成する!
  • 今年中に新しい商品を開発して、販売する!
  • お客様からのクレームを0件にする!

みたいなものです。

 

どんな仕事でも、必ず何かの目的・目標がありますので、まずはそれをはっきりさせます。

 

目的・目標の指標を決める

次に指標を決めます。指標は、目的をどの程度達成できてるかを見るモノサシです。

 

  • 売上げの達成 → 売上高[単位:¥]
  • 商品の販売  → その商品の売上高[単位:¥]
  • クレーム0件 → クレーム件数[単位:件数]

 

指標は、数字で表すことができる単位を持つ必要があります。数字じゃないと、目標までの達成状況が分からないためです。今の進捗は60%みたいに簡単にイメージできます。

 

PDCA】は、目的や目標を達成するために、やるべきことを分かりやすくする手法です。あくまでも手法なので、使い方を間違うと成果はでません。

目的をはっきりさせ、目的・目標の指標を決めましょう。

ただ、【PDCA】にこだわり過ぎるのも良くありません。【PDCA】をまわすことが目的ではなく、目的・目標を達成することが大切です。

 

P:計画を立てる

 

目的と指標を決めたら、計画を立てます。(Pの段階)

 

計画を立てることが1番大切で、時間をかけて計画を作っていきます。計画を立てるとき、スタートとゴールはだいたい決まっています。

 

会社だと1年で決算があるので、ゴールの日付は年度末(3月)が多いかも知れません。仮に1月スタートの3月ゴールの計画を考えてみます。

 

商品の開発・販売に関する売上の計画
PDCA図①

 

今(1月)時点で商品は完成してませんので、売上は0円です。会社は、12月までに10M\(1,000万円)の売上を目標にしてます。

 

P(計画)では、2月~11月の数値を入れます。これが、その月々の目標売上高になります。

 

どうやって、その月の売上高を決めるの?

 

月の売上目標を決めるためには、D(行動)をはっきりさせる必要があります。

  • いつ開発が終わるのか?
  • いつ販売スタートできるのか?
  • 最初の販売数量は、どの程度できるのか?
  • 1,000万円売上げるためには、何個販売する必要があるのか?

 

適当に数値を入れても、実現性がなくて、計画倒れになってしまいます。出来る限り、こまかくやる事をあげて、計画表に入れていきます。

 

具体的な例でやるべき事を入れて表を作ると、こんな感じです。

PDCA図②

 

計画を作るポイントは、ゴールから逆算して、組み立てる点です。売上1,000万円を達成するには、商品を100k個(10万個)販売しないといけません。

 

いきなり10万個は売れないので、4ヶ月かけて徐々に販売数量を伸ばします。そのためには、9月頭に販売を開始する必要があって、5月末には開発が終了しないといけません。

 

過去の経験と知識をフル活用して、計画表を作っていきます。

 

やる事が決まれば、その内容に沿って、2月~11月までの売上高目標は設定できます。(上表の赤字箇所)

 

P(計画)とD(行動)は、一緒に考える必要があります。

 

D:行動する

ToDo

 

計画通りに「行動する」だけですが、これも一筋縄では行きません。計画を作ったときの「やること」はだいたいの大枠です。実際には、もっと細かなステップがあったりします。

 

それも全て計画に入れれば良いんじゃない?

 

確かにその通りです。しかし、会社では計画の進捗を見る人は経営陣です。こまかなステップを全て把握する必要はなく、うまく行ってるのか? ダメなのか? が知りたいポイントです。

 

実際に行動する人には、やる事をこまかなステップにした行動表が必要です。ToDoリストやタスクチェックシートと呼ばれることもあります。

 

商品の開発を例にした行動計画表
PDCA図③

 

本当は、もっと細かくいろいろあると思いますが、イメージはこんな感じです。

 

PDCA】の図だと、「P→D」ですが、実践すると「P↔D」になります。行動と計画が1つになった行動計画表を作ることが大切です。表ができれば、後は【D:計画通りに行動する】だけです。

 

 

C:チェックする

checklist

 

チェックにも2つの側面があります。

  1. 目的・目標で決めた指標のチェック
  2. 行動計画表で決めた作業ステップのチェック

 

【C:チェック】では、①②が予定通り進んでいるかの進捗を確認します。具体的には計画表に実績を入れていく感じです。

PDCA図④
PDCA図⑤

 

1つ1つの作業ステップが計画に対して、遅れてるのか、進んでるのかを見ていきます。大切なことは、遅れている作業は、理由を分析することです。遅れている理由は、いろいろ考えられます。

  • もともとの計画に無理があった
  • 作業のステップが抜けていた
  • 作業する人手が足りなかった

 

よくないのが、計画通りで問題ないように見せることです。

 

経営陣や上司は、「遅れている」という言葉が好きではありません。このため、担当の人は空気を読んで、計画表では問題ないようにして、実務で挽回しようとします。

 

これだと、次のA(アクション)に繋がらずに、【PDCA】が機能しない原因になります。

 

【C:チェック】は、計画通りにいってることを確認するのではなく、計画を調整・修正するためにあります。最初から完璧な計画表なんて、できるはずがありません。

上司に計画の見直しを嫌う人がいるかも知れませんが、そんな時はPDCAを理解していないなぁと思いましょう。

気持ちが少しラクになります^^

 

A:アクション

 

【C:チェック】で指標と作業ステップの実績を見て、計画の修正や微調整を行います。この修正と調整が、【A:アクション】です。

 

【A:アクション】は、会社の目標である12月に売上1,000万円を目指して遅れている所、問題ある箇所を修正する作業です。最終的に達成できないかも知れませんが、この時点でゴールは変更しません。

 

ゴールが変更できるのは、トップ(会社だと社長や経営陣)なので、ここは頑張り所です。

最初から計画表には修正の欄を作っておくと便利です。

PDCA図⑥
PDCA図⑦

 

この修正を計画に反映することで「A→P」につながります。

 

まとめ

 

PDCAの具体的な流れ

1巡目

  • P↔D:こまかな作業ステップを見て計画を立てる
  • P→D:計画表をもとに、行動する
  • D→C:その行動をチェックする
  • C→A:チェックした実績を修正・調整する
  • A→P:計画を修正・調整する

2巡目以降

  • P→D:修正された計画表をもとに行動する
  • D→C:その行動をチェックする
  • C→A:チェックした実績を修正・調整する

【PDCA】は目的を達成するための手法です。

考え方を理解できれば、自分が使いやすいようにアレンジしてもOKです。

自分なりの【PDCA】を活用して行きましょう!

 

本記事は以上となります。最後まで読んで頂き、ありがとうございました^^