仕事

【初心者向け】PDCAって具体的に何をすれば良いの?を分かりやすく解説!

 

ブログをご覧頂き、ありがとうごいます。この記事では、今では一般的に広く浸透している【PDCA】について、具体的な使い方を解説して行きます。

 

今は、本屋さんに行ってもPDCA関係の本は沢山あります。会社でもPDCAをまわせってよく耳にすると思います。

 

PDCAって何?って聞くと
  • P(計画)があって
  • D(行動)して
  • C(チェック)して
  • A(アクション)する

 

下みたいな絵や図をよく見かけます。

PDCA

 

みんな知ってるPDCAですが、現場で実践しようとすると結構難しいです。

何となくの雰囲気は分かっていても、本来の意味をしっかり理解している人は少ないかも知れません。

 

ここでは、実際にPDCAを実践すると、どうなるか?を具体的に紹介します。

 

こんな方におすすめ
  • PDCAをやって、少し違和感を感じてる人
  • 具体的に何をすれば良いか分からない人
  • PDCAに少し興味がある人

 

PDCAって具体的に何のこと?

Businessman holding a flag looking at the flag farther from the top of the arrow

 

PDCAサイクルは、まず計画を立てるところからスタートします。

でも、そもそもなぜ計画を立てるのか?そこをはっきりさせる必要があります。

 

計画は、何か目的があって、目的を達成するために作ります。

例えば、「ラスベガスに旅行に行く!」という目的ができて、スケジュール(計画)を立て始めます。

 

ラスベガスに行くためには
  1. 出発日を決める
  2. 旅行会社に行ってプランを見る
  3. 自分にあった旅行プランを申し込む
  4. 旅行の準備をする(お金、パスポート、旅行ケース、服、…)
  5. まだまだ準備はいっぱいあります

 

会社の仕事も一緒で、まずは目的をはっきりさせないとPDCAは始まりません。

目的がはっきりしない状態で、PDCAを無理に使ってもうまく行きません。

 

目的って何?

目的は、目標と言い換えることもできます。個人の場合だと、目標や、やりたいこと、の方が分かりやすいと思います。

会社の場合だと、会社の方向性や業務目標にあたります。

 

この部分は、経営陣が決めて、上から降りてくるものです。

  • 今年は売上げ◯◯円を達成する!
  • 今年中に新しい商品を開発して、販売する!
  • お客様からのクレームを0にする!

みたいなものです。

どんな仕事でも、必ず何かの目的・目標がありますので、まずはそれをはっきりさせます。

 

目的・目標の指標を決める

次に指標を決めます。指標は、目的をどの程度達成できてるかを見るモノサシです。

例えば
目的・目標 指標 指標の単位
売上の達成 売上高 円(¥)
商品販売力の強化 その商品の売上高 円(¥)
クレーム件数ゼロ クレーム件数 件数

 

指標は、数字で表すことができる単位を持つ必要があります。数字じゃないと、目標までの達成状況が分からないためです。今の進捗は60%みたいに簡単にイメージできます。

 

PDCAは、目的や目標を達成するために、やるべきことを分かりやすくする手法です。あくまでも手法なので、使い方を間違うと成果はでません。

目的をはっきりさせ、目的・目標の指標を決めます。

でも、PDCAにこだわり過ぎるのも良くありません。PDCAをまわすことが目的になってしまうと、本当の目的・目標を見失ってしまいます。

 

P:計画を立てる

Business plan concept, a group of businessmen working on the drawings

 

目的と指標を決めたら、計画を立てます。(Pの段階)

 

計画を立てることが1番大切です。時間をかけて計画を作ります。計画を立てるとき、スタートとゴールはだいたい決まっています。

 

会社だと1年で決算があるので、ゴールの日付は年度末(3月)が多いかも知れません。仮に1月スタートの3月ゴールの計画を考えてみます。

 

商品の開発・販売に関する売上の計画
PDCA図①

 

1月の時点で商品は完成してませんので売上は0円です。会社は、12月までに10M¥(1,000万円)の売上を目標にしてます。

P(計画)では、2月~11月の数値を入れます。その月々の目標売上高です。

 

どうやって、その月の売上高を決めるの?

月の売上目標を決めるためには、D(行動)をはっきりさせる必要があります。

  • いつ開発が終わるのか?
  • いつ販売スタートできるのか?
  • 最初の販売数量は、どの程度作れるのか?
  • 1,000万円売上げるためには、何個販売する必要があるのか?

 

適当に数値を入れても、実現性がなくて、計画倒れになってしまいます。出来る限り詳細にやる事を洗い出して、計画表に入れていきます。

 

具体的な例でやるべき事を入れて表を作ると、こんな感じです。

PDCA図②

 

計画を作るポイントは、ゴールから逆算して、組み立てる点です。売上1,000万円を達成するには、商品を100k個(10万個)販売しないといけません。

 

いきなり10万個は売れないので、4ヶ月かけて徐々に販売数量を伸ばします。そのためには、9月頭に販売を開始する必要があって、5月末には開発が終了しないといけません。

 

過去の経験と知識をフル活用して、計画表を作っていきます。

やる事が決まれば、その内容に沿って、2月~11月までの売上高目標は設定できます。(上の表でいうと赤字の箇所です)

P(計画)とD(行動)は、一緒に考えると効果的です。

 

D:行動する

ToDo

 

計画通りに「行動する」だけですが、これも一筋縄では行きません。計画を作ったときの「やること」はだいたいの大枠です。

実際には、もっと細かなステップがあったりします。

 

それも全部計画に入れれば良いんじゃない?

確かにその通りです。しかし、会社では計画の進捗を見る人は経営陣です。

こまかなステップを全て把握する必要はなく、うまく行ってるのか? ダメなのか? そこが知りたいポイントです。

 

実際に行動する人には、やる事をこまかなステップにした行動表が必要です。ToDoリストやタスクチェックシートと呼ばれることもあります。

商品の開発を例にした行動計画表
PDCA図③

本当は、もっと細かくいろいろあると思いますが、イメージはこんな感じです。

PDCAの図だと、「P→D」ですが、実践すると「P↔D」になります。

行動と計画が1つになった行動計画表を作ることが大切です。表ができれば、後は【D:計画通りに行動する】だけです。

 

C:チェックする

checklist

 

チェックにも2つの側面があります。

  1. 目的・目標で決めた指標のチェック
  2. 行動計画表で決めた作業ステップのチェック

 

【C:チェック】では、①②が予定通り進んでいるかの進捗を確認します。具体的には計画表に実績を入れていく感じです。

PDCA図④
PDCA図⑤

 

1つ1つの作業ステップが計画に対して、遅れてるのか、進んでるのかを見ていきます。

大切なことは、遅れている作業は、理由を分析することです。遅れている理由は、いろいろ考えられます。

  • もともとの計画に無理があった
  • 作業のステップが抜けていた
  • 作業する人手が足りなかった

 

よくないのが、計画通りで問題ないように見せることです。

 

経営陣や上司は、「遅れている」という言葉が好きではありません。このため、担当の人は空気を読んで、計画表では問題ないようにして、実務で挽回しようとします。

これだと、次のA(アクション)に繋がらずに、PDCAが機能しない原因になります。

【C:チェック】は、計画通りにいってることを確認するのではなく、計画を調整・修正するためにあります。最初から完璧な計画表なんて、できるはずがありません。

上司に計画の見直しを嫌う人がいるかも知れませんが、そんな時はPDCAを理解していないなぁと思いましょう。

気持ちが少しラクになります^^

 

A:アクション

Action Plan Concept. The meeting at the white office table

 

【C:チェック】で指標と作業ステップの実績を見て、計画の修正や微調整を行います。この修正と調整が、【A:アクション】です。

 

【A:アクション】は、会社の目標である12月に売上1,000万円を目指して遅れている所、問題ある箇所を修正する作業です。

最終的に達成できないかも知れませんが、この時点でゴールは変更しません。

 

ゴールが変更できるのは、トップ(会社だと社長や経営陣)なので、ここは頑張り所です。

最初から計画表には修正の欄を作っておくと便利です。

PDCA図⑥
PDCA図⑦

この修正を計画に反映することで「A→P」につながります。

 

PDCAをマンガでわかりやすく解説してくれる書籍もあります

 

マンガだと読みやすくて助かります

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まとめ

PDCAの具体的な流れ

1巡目

  • P↔D:こまかな作業ステップを見て計画を立てる
  • P→D:計画表をもとに、行動する
  • D→C:その行動をチェックする
  • C→A:チェックした実績を修正・調整する
  • A→P:計画を修正・調整する

2巡目以降

  • P→D:修正された計画表をもとに行動する
  • D→C:その行動をチェックする
  • C→A:チェックした実績を修正・調整する

【PDCA】は目的を達成するための手法です。

考え方を理解できれば、自分が使いやすいようにアレンジしてもOKです。

自分なりの【PDCA】を活用して行きましょう!

本記事は以上となります。最後まで読んで頂き、ありがとうございました。<(_ _)>