【初心者向け】PDCAって具体的に何をすれば良いの?を分かりやすく解説!

PDCAってよく聞くけど、いまいちよく分からないんだよなぁ

いまさらPDCAの意味って聞きずらいよねぇ

今では一般的に広く浸透しているPDCAですが、具体的になに?って聞かれると意外と困ります。

言葉にするのが難しいと言うか・・。

一般的なPDCAはこんな感じですが、具体的に何をすればいいのかちょっとピンときませんよね^^;

PDCAのよく聞く言葉
  • P(計画)があって
  • D(行動)して
  • C(チェック)して
  • A(アクション)する
PDCA

いまは本屋さんに行ってもPDCA関係の本は沢山ありますが、そこまでするのもなぁって人も多いと思います。

みんな知ってるPDCAですが、現場で実践しようとすると結構難しいです。

何となくの雰囲気は分かっていても、本来の意味をしっかり理解している人は少ないかも知れません。

この記事では、そんな人に向けて、PDCAの具体的な実践方法を解説します。

この記事はこんな人におすすめ
  • PDCAをやって、少し違和感を感じてる人
  • 具体的に何をすれば良いか分からない人
  • PDCAを始めて聞いた人
目次

PDCAって具体的に何のこと?

Businessman holding a flag looking at the flag farther from the top of the arrow

PDCAサイクルは、まず計画を立てるところからスタートします。

でも、そもそもなぜ計画を立てるのか?、そこをはっきりさせる必要があります。

計画は、何か目的があって、目的を達成するために作ります。

例えば、「ラスベガスに旅行に行く!」という目的ができて、スケジュール(計画)を立て始めます。

ラスベガスに行くためには
  1. 出発日を決める
  2. 旅行会社に行ってプランを見る
  3. 自分にあった旅行プランを申し込む
  4. 旅行の準備をする(お金、パスポート、旅行ケース、服、…)
  5. まだまだ準備はいっぱいあります

会社の仕事も一緒で、まずは目的をはっきりさせところからスタートします。目的がはっきりしない状態で、PDCAを無理に使ってもうまく行きません(^^;

目的って何?

目的は、目標と言い換えることもできます。個人の場合だと、目標ややりたいことの方が分かりやすいと思います。

会社の場合だと、会社の方向性や業務目標にあたります。この部分は、経営陣が決めて上から降りてきます。

  • 今年は売上げ◯◯円を達成する!
  • 今年中に新しい商品を開発して、販売する!
  • お客様からのクレームを0にする!

みたいなものです。

どんな仕事でも、必ず何かの目的・目標がありますので、まずはそれをはっきりさせます。

目的・目標の指標を決める

次に指標を決めます。指標は、目的をどの程度達成できてるかを見るモノサシです。

例をあげると

目的・目標指標指標の単位
売上の達成売上高円(¥)
商品販売力の強化その商品の売上高円(¥)
クレーム件数ゼロクレーム件数件数

指標は、数字で表すことができる単位を持つ必要があります。数字じゃないと、目標までの達成状況が分からないからです。

数値があると、今の進捗は60%みたいに簡単にイメージができます。

PDCAは、目的や目標を達成するために、やるべきことを分かりやすくする手法です。あくまでも手法なので、使い方を間違うと成果はでません。

目的をはっきりさせ、目的・目標の指標を決めます。

ただPDCAにこだわり過ぎるのも良くありません。PDCAをまわすことが目的になってしまうと、本当の目的・目標を見失ってしまいます。

P:計画を立てる

Business plan concept, a group of businessmen working on the drawings

目的と指標を決めたら、計画を立てます。(Pの段階)

計画を立てることが1番大切です。時間をかけて計画を作ります。計画を立てるとき、スタートとゴールはだいたい決まっています。

会社だと1年で決算があるので、ゴールの日付は年度末(3月)が多いかも知れません。仮に1月スタートの3月ゴールの計画を考えてみます。

商品の開発・販売に関する売上の計画

PDCA図①

1月の時点で商品は完成してませんので売上は0円です。会社は、12月までに10M¥(1,000万円)の売上を目標にしてます。

P(計画)では、2月~11月の数値を入れます。その月々の目標売上高です。

どうやって、その月の売上高を決めるの?

月の売上目標を決めるためには、D(行動)をはっきりさせる必要があります。

  • いつ開発が終わるのか?
  • いつ販売スタートできるのか?
  • 最初の販売数量は、どの程度作れるのか?
  • 1,000万円売上げるためには、何個販売する必要があるのか?

適当に数値を入れても、実現性がなくて、計画倒れになってしまいます。出来る限り詳細にやる事を洗い出して、計画表に入れていきます。

具体的な例でやるべき事を入れて表を作ると、こんな感じです。

PDCA図②

計画を作るポイントは、ゴールから逆算して、組み立てる点です。売上1,000万円を達成するには、商品を100k個(10万個)販売しないといけません。

いきなり10万個は売れないので、4ヶ月かけて徐々に販売数量を伸ばします。そのためには、9月頭に販売を開始する必要があって、5月末には開発が終了しないといけません。

過去の経験と知識をフル活用して、計画表を作っていきます。

やる事が決まれば、その内容に沿って、2月~11月までの売上高目標は設定できます。(上の表でいうと赤字の箇所です)

P(計画)とD(行動)は、一緒に考えると効果的です。

D:行動する

ToDo

計画通りに「行動する」だけですが、これも一筋縄では行きません。計画を作ったときの「やること」はだいたいの大枠です。

実際には、もっと細かなステップがあったりします。

それも全部計画に入れれば良いんじゃない?

確かにその通りです。しかし、会社では計画の進捗を見る人は経営陣です。

こまかなステップを全て把握する必要はなく、うまく行ってるのか? ダメなのか? そこが知りたいポイントです。

実際に行動する人には、やる事をこまかなステップにした行動表が必要です。ToDoリストやタスクチェックシートと呼ばれることもあります。

商品の開発を例にした行動計画表

PDCA図③

本当はもっと細かくいろいろあると思いますが、イメージはこんな感じです。

PDCAの図だと、「P→D」ですが、実践すると「P↔D」になります。

行動と計画が1つになった行動計画表を作ることが大切です。表ができれば、後は【D:計画通りに行動する】だけです。

C:チェックする

checklist

チェックにも2つの側面があります。

  1. 目的・目標で決めた指標のチェック
  2. 行動計画表で決めた作業ステップのチェック

【C:チェック】では、①②が予定通り進んでいるかの進捗を確認します。具体的には計画表に実績を入れていく感じです。

PDCA図④
PDCA図⑤

1つ1つの作業ステップが計画に対して、遅れてるのか、進んでるのかを見ていきます。

大切なことは、遅れている作業は、理由を分析することです。遅れている理由は、いろいろ考えられます。

  • もともとの計画に無理があった
  • 作業のステップが抜けていた
  • 作業する人手が足りなかった

よくないのは、計画通りで問題ないように見せることです。

経営陣や上司は、「遅れている」という言葉が好きではありません。このため、担当の人は空気を読んで、計画表では問題ないようにして、実務で挽回しようとします。

これだと、次のA(アクション)に繋がらずに、PDCAが機能しない原因になります。

【C:チェック】は、計画通りにいってることを確認するのではなく、計画を調整・修正するためにあります。最初から完璧な計画表なんて、できるはずがありません。

上司に計画の見直しを嫌う人がいるかも知れませんが、そんな時はPDCAを理解していないなぁと思いましょう。

気持ちが少しラクになります^^

A:アクション

Action Plan Concept. The meeting at the white office table

【C:チェック】で指標と作業ステップの実績を見て、計画の修正や微調整を行います。この修正と調整が、【A:アクション】です。

【A:アクション】は、会社の目標である12月に売上1,000万円を目指して遅れている所、問題ある箇所を修正する作業です。

最終的に達成できないかも知れませんが、この時点でゴールは変更しません。

ゴールが変更できるのは、トップ(会社だと社長や経営陣)なので、ここは頑張り所です。

最初から計画表には修正の欄を作っておくと便利です。

PDCA図⑥
PDCA図⑦

この修正を計画に反映することで「A→P」につながります。

マンガでわかりやすく解説してくれる書籍もあります。

マンガだと読みやすくて助かります!

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どんな雰囲気か知りたい人は、こちらの記事を参考にしてください。

まとめ:PDCAは目標を達成する手法

PDCAの具体的な流れ

PDCA(1巡目)
  • P↔D:こまかな作業ステップを見て計画を立てる。
  • P→D:計画表をもとに、行動する。
  • D→C:その行動をチェックする。
  • C→A:チェックした実績を修正・調整する。
  • A→P:計画を修正・調整する。
PDCA(2巡目以降)
  • P→D:修正された計画表をもとに行動する。
  • D→C:その行動をチェックする。
  • C→A:チェックした実績を修正・調整する。

【PDCA】は目的を達成するための手法。考え方を理解できれば、自分が使いやすいようにアレンジしてもOKです。自分なりの【PDCA】を活用して行きましょう!

本記事は以上となります。

最後まで読んで頂き、ありがとうございました。<(_ _)>

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