PDCAってよく聞くけど、いまいちよく分からないんだよなぁ
いまさらPDCAの意味って聞きずらいよねぇ
今では一般的に広く浸透しているPDCAですが、具体的になに？って聞かれると意外と困ります。
言葉にするのが難しいと言うか・・。
一般的なPDCAはこんな感じですが、具体的に何をすればいいのかちょっとピンときませんよね^^;
- P（計画）があって
- D（行動）して
- C（チェック）して
- A（アクション）する
いまは本屋さんに行ってもPDCA関係の本は沢山ありますが、そこまでするのもなぁって人も多いと思います。
みんな知ってるPDCAですが、現場で実践しようとすると結構難しいです。
何となくの雰囲気は分かっていても、本来の意味をしっかり理解している人は少ないかも知れません。
この記事では、そんな人に向けて、PDCAの具体的な実践方法を解説します。
- PDCAをやって、少し違和感を感じてる人
- 具体的に何をすれば良いか分からない人
- PDCAを始めて聞いた人
PDCAって具体的に何のこと？
PDCAサイクルは、まず計画を立てるところからスタートします。
でも、そもそもなぜ計画を立てるのか？、そこをはっきりさせる必要があります。
例えば、「ラスベガスに旅行に行く！」という目的ができて、スケジュール（計画）を立て始めます。
- ラスベガスに行くためには
-
- 出発日を決める
- 旅行会社に行ってプランを見る
- 自分にあった旅行プランを申し込む
- 旅行の準備をする（お金、パスポート、旅行ケース、服、…）
- まだまだ準備はいっぱいあります
会社の仕事も一緒で、まずは目的をはっきりさせところからスタートします。目的がはっきりしない状態で、PDCAを無理に使ってもうまく行きません(^^;
目的って何？
目的は、目標と言い換えることもできます。個人の場合だと、目標ややりたいことの方が分かりやすいと思います。
会社の場合だと、会社の方向性や業務目標にあたります。この部分は、経営陣が決めて上から降りてきます。
- 今年は売上げ◯◯円を達成する！
- 今年中に新しい商品を開発して、販売する！
- お客様からのクレームを０にする！
みたいなものです。
どんな仕事でも、必ず何かの目的・目標がありますので、まずはそれをはっきりさせます。
目的・目標の指標を決める
次に指標を決めます。指標は、目的をどの程度達成できてるかを見るモノサシです。
例をあげると
| 目的・目標 | 指標 | 指標の単位 |
|---|---|---|
| 売上の達成 | 売上高 | 円（￥） |
| 商品販売力の強化 | その商品の売上高 | 円（￥） |
| クレーム件数ゼロ | クレーム件数 | 件数 |
指標は、数字で表すことができる単位を持つ必要があります。数字じゃないと、目標までの達成状況が分からないからです。
数値があると、今の進捗は60％みたいに簡単にイメージができます。
PDCAは、目的や目標を達成するために、やるべきことを分かりやすくする手法です。あくまでも手法なので、使い方を間違うと成果はでません。
目的をはっきりさせ、目的・目標の指標を決めます。
ただPDCAにこだわり過ぎるのも良くありません。PDCAをまわすことが目的になってしまうと、本当の目的・目標を見失ってしまいます。
Ｐ：計画を立てる
目的と指標を決めたら、計画を立てます。（Pの段階）
計画を立てることが１番大切です。時間をかけて計画を作ります。計画を立てるとき、スタートとゴールはだいたい決まっています。
会社だと１年で決算があるので、ゴールの日付は年度末（３月）が多いかも知れません。仮に1月スタートの3月ゴールの計画を考えてみます。
商品の開発・販売に関する売上の計画
1月の時点で商品は完成してませんので売上は0円です。会社は、12月までに10M¥（1,000万円）の売上を目標にしてます。
P（計画）では、2月～11月の数値を入れます。その月々の目標売上高です。
どうやって、その月の売上高を決めるの？
月の売上目標を決めるためには、D（行動）をはっきりさせる必要があります。
- いつ開発が終わるのか？
- いつ販売スタートできるのか？
- 最初の販売数量は、どの程度作れるのか？
- 1,000万円売上げるためには、何個販売する必要があるのか？
適当に数値を入れても、実現性がなくて、計画倒れになってしまいます。出来る限り詳細にやる事を洗い出して、計画表に入れていきます。
具体的な例でやるべき事を入れて表を作ると、こんな感じです。
計画を作るポイントは、ゴールから逆算して、組み立てる点です。売上1,000万円を達成するには、商品を100k個（10万個）販売しないといけません。
いきなり10万個は売れないので、4ヶ月かけて徐々に販売数量を伸ばします。そのためには、9月頭に販売を開始する必要があって、5月末には開発が終了しないといけません。
やる事が決まれば、その内容に沿って、2月～11月までの売上高目標は設定できます。（上の表でいうと赤字の箇所です）
P（計画）とD（行動）は、一緒に考えると効果的です。
Ｄ：行動する
計画通りに「行動する」だけですが、これも一筋縄では行きません。計画を作ったときの「やること」はだいたいの大枠です。
実際には、もっと細かなステップがあったりします。
それも全部計画に入れれば良いんじゃない？
確かにその通りです。しかし、会社では計画の進捗を見る人は経営陣です。
こまかなステップを全て把握する必要はなく、うまく行ってるのか？ ダメなのか？ そこが知りたいポイントです。
実際に行動する人には、やる事をこまかなステップにした行動表が必要です。ToDoリストやタスクチェックシートと呼ばれることもあります。
商品の開発を例にした行動計画表
本当はもっと細かくいろいろあると思いますが、イメージはこんな感じです。
PDCAの図だと、「P→D」ですが、実践すると「P↔D」になります。
行動と計画が１つになった行動計画表を作ることが大切です。表ができれば、後は【D：計画通りに行動する】だけです。
Ｃ：チェックする
チェックにも２つの側面があります。
- 目的・目標で決めた指標のチェック
- 行動計画表で決めた作業ステップのチェック
【C：チェック】では、①②が予定通り進んでいるかの進捗を確認します。具体的には計画表に実績を入れていく感じです。
１つ１つの作業ステップが計画に対して、遅れてるのか、進んでるのかを見ていきます。
大切なことは、遅れている作業は、理由を分析することです。遅れている理由は、いろいろ考えられます。
- もともとの計画に無理があった
- 作業のステップが抜けていた
- 作業する人手が足りなかった
経営陣や上司は、「遅れている」という言葉が好きではありません。このため、担当の人は空気を読んで、計画表では問題ないようにして、実務で挽回しようとします。
これだと、次のA（アクション）に繋がらずに、PDCAが機能しない原因になります。
【C：チェック】は、計画通りにいってることを確認するのではなく、計画を調整・修正するためにあります。最初から完璧な計画表なんて、できるはずがありません。
上司に計画の見直しを嫌う人がいるかも知れませんが、そんな時はPDCAを理解していないなぁと思いましょう。
気持ちが少しラクになります^^
Ａ：アクション
【C：チェック】で指標と作業ステップの実績を見て、計画の修正や微調整を行います。この修正と調整が、【A：アクション】です。
【A：アクション】は、会社の目標である12月に売上1,000万円を目指して遅れている所、問題ある箇所を修正する作業です。
最終的に達成できないかも知れませんが、この時点でゴールは変更しません。
ゴールが変更できるのは、トップ（会社だと社長や経営陣）なので、ここは頑張り所です。
最初から計画表には修正の欄を作っておくと便利です。
この修正を計画に反映することで「A→P」につながります。
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どんな雰囲気か知りたい人は、こちらの記事を参考にしてください。
まとめ：PDCAは目標を達成する手法
PDCAの具体的な流れ
- PDCA（１巡目）
-
- P↔D：こまかな作業ステップを見て計画を立てる。
- Ｐ→D：計画表をもとに、行動する。
- D→C：その行動をチェックする。
- C→A：チェックした実績を修正・調整する。
- Ａ→P：計画を修正・調整する。
- PDCA（２巡目以降）
-
- Ｐ→D：修正された計画表をもとに行動する。
- D→C：その行動をチェックする。
- C→A：チェックした実績を修正・調整する。
【PDCA】は目的を達成するための手法。考え方を理解できれば、自分が使いやすいようにアレンジしてもOKです。自分なりの【PDCA】を活用して行きましょう！
本記事は以上となります。
最後まで読んで頂き、ありがとうございました。<(_ _)>
