仕事

【初心者向け】わかりやすいグラフの作り方┃プレゼンがスムーズになる

 

会社で仕事してると、多くの時間が資料作りだったりしませんか^^;

1時間のプレゼンに、10時間、20時間とかけて、こった資料を作ったりします。

 

わかりやすい資料を作るのは大切ですが、資料作りが仕事になっては本末転倒。

ムダな時間だとわかっていても、相手が納得するには、それなりの構成や流れ、説得力が必要です。ただ、時間をかけて作っても、

 

ちょっと、よく分からないなぁ~
なにが言いたいんだっけ?
結論はなんなの?

 

って言われたことありませんか?

僕は結構言われるんですよねぇ・・・^^;

 

最近は、パワーポイントやExcelで簡単に資料や表、グラフが作れます。

数年前は字だけの資料に、絵や図が加わっただけで良かったんですが、みんなそれに慣れてきました。

ちょっと見栄えの良い3Dの円グラフ
注)MVNO=格安SIM会社の総称

 

こんなグラフを入れてるだけで、なんとなく立派な資料に見えてました。

ただ、グラフに慣れた人は、絵や図に、なんの意味があるのか?を聞きたくなります。

 

上のグラフで言いたいこと、なんだと思います?

  • docomoのシェアが1位?
  • 格安SIMのY!mobileが頑張ってる?
  • 大手3キャリアがスマホシェアの大半を握ってる?

 

上の3つは、どれも言えそうです。

でも、言わなければ、気付かないかも知れません。そして、視覚的にdocomoよりauの方が多いようにも見えて、誤解を与えます。

 

結果的には、相手になにも伝わらないグラフになってます^^;

この記事ではグラフを作るときに役立つ3つのポイントを紹介します。

3分で読めますので、さっと目を通してもらえればと思います^^

 

こんな方におすすめ
  • プレゼン資料を作り始めた新入社員
  • プレゼンの説明がスムーズに進まないと思ってる人
  • 資料作りに時間がかかる人

 

グラフ作りに役立つ3つのポイント

 

ポイントは、3つ!
  1. メッセージを入れる
  2. 情報を入れすぎない
  3. グラフはなるべく使わない

 

メッセージを入れる

 

まず最初に考えないといけないことは、「なにを伝えたいか?」です。

見ていて分からないグラフって、だいたいデータをそのままグラフにしてます。取り敢えず貼ってみた!?的なグラフです。

 

必要なのは、伝えたいことの納得材料としてグラフを入れること。

伝えたいことが変わると、グラフの作り方も変わります。

 

例を3つほど

docomoのシェアが1位!を伝えたい

domocoに目が行くように視覚化します。1位を表すのは棒グラフの方が効果的。

 

 

「格安SIMでは、Y!mobileが1位」を伝えたい

格安SIM会社(MVNO)に注目します。メーカー数が多いときなどは、横向きの棒グラフが見やすいです^^

 

 

大手3キャリアがスマホシェアの大半を握ってる?

Y!mobileをMVNOの中に入れます。

 

伝えたいことに沿って、生データの表を自分なりのグラフに作り変えます

 

情報を入れすぎない

 

一旦、グラフを作ったら、次にシンプルにできないか?を考えます。

作り手からすると、あれも、これも、と情報を入れたくなりますが、情報過多は逆効果。

 

先程紹介した「大手3キャリアがスマホシェアの大半を握ってる?」のグラフでも伝えたいことは、大手キャリアと格安SIM会社の比率。

であれば、グラフは少しシンプルにできます。

大手3キャリアが79%のシェア、格安SIMが21%と見ただけでわかります。

 

「格安SIMでは、Y!mobileが1位」を伝えたいグラフも少し考えてみます。

ここで伝えたいことは、「格安SIM会社を人気の上位から選びたい」ということ。

全ての格安SIM会社の料金プランを比較するのは大変なので、ちょっと絞り込みをしたい。

そんなとき、1%未満の情報は必要なくなります。

グラフは、伝えたいことだけの情報を入れます。そのために不要なものはまとめたり、カットしてシンプルにします。

 

グラフはなるべく使わない

 

資料を作るとき、ついついグラフを入れたくなりますが、要らないグラフはいっぱいあります。

なんとなくグラフがあった方が、格好良いなぁ~という感覚はすごくわかります^^

グラフがあると
  • プレゼン資料のページがかせげる
  • インパクトのある資料にしたい
  • 分析能力があるように見える
  • 仕事をしている感がでる

 

でも、聴いてる人は、納得できる結論を知りたいだけだったりします。

 

グラフにするのは誰にでもできる時代になりました。

いま大切なのは、グラフから何を読み取って、なにを考え、どんな結論に至ったのか?です。

グラフを使わないことを意識して、必要なところにだけ、シンプルなグラフを入れると、説得力がでてわかりやすくなります。

 

まとめ:グラフは使わない

グラフを作るときのポイントは3つ

メッセージを入れる

  • グラフを作る前に、なにを伝えたいかを考えます

情報を入れすぎない

  • 伝えたいことにあった情報だけでグラフを作ります

グラフはなるべく使わない

  • 本当に必要なところにだけグラフを入れます
わかりやすい参考書

 

資料作りで残業ばかりしていた昔の自分に向けた記事でした^^;

それでは、今日はこの辺で。m(_ _)m